Ett kassastopp mitt i lunchrusningen kan kännas som en katastrof. Kön växer, personalen blir stressad och kunderna börjar undra om de kan beställa någonstans alls.

Men ett tillfälligt problem med kassan, internet eller betalterminalen behöver inte betyda att restaurangen måste stänga.

Med en enkel reservrutin kan du fortsätta ta beställningar, ta emot betalning och hålla igång försäljningen tills systemet fungerar igen.

Det viktigaste är att rutinen finns på plats innan något händer.

Kassastopp behöver inte betyda stängt

De flesta restauranger är idag beroende av teknik för att kunna ta beställningar och betalningar. Kassasystem, kortterminaler, internetuppkoppling och köksskärmar gör vardagen snabbare när allt fungerar.

Men ibland gör det inte det.

Det kan handla om en internetstörning, ett tekniskt fel i kassautrustningen, problem med betalterminalen eller ett tillfälligt driftstopp hos en extern leverantör.

När det händer är den viktigaste frågan inte bara hur felet ska lösas.

Frågan är också:

Hur fortsätter vi hjälpa kunderna under tiden?

Kan restaurangen fortfarande ta beställningen, ta emot betalningen och lämna ut maten går det ofta att fortsätta verksamheten även om det kräver ett mer manuellt arbetssätt under en stund.

Ha alltid en enkel reservrutin

En bra reservrutin behöver inte vara avancerad.

För många restauranger räcker det långt med ett numrerat kvittoblock, pennor, en tydlig prislista och företagets Swishuppgifter lätt tillgängliga.

När kassan tillfälligt inte fungerar kan personalen skriva upp varje beställning manuellt och ta emot betalning på andra sätt.

Det viktigaste är att alla vet hur det ska gå till.

En enkel reservrutin kan se ut så här:

1. Ta beställningen på ett numrerat kvitto.

2. Skriv tydligt vad kunden har beställt, antal och totalsumma.

3. Ta emot betalning kontant eller via företagets Swishnummer.

4. Kontrollera betalningen innan maten lämnas ut.

5. Spara en kopia av varje kvitto.

6. Stäm av och registrera försäljningen enligt restaurangens rutiner när systemet fungerar igen.

Det gör att restaurangen kan fortsätta expediera kunder utan att försöka hålla allt i huvudet.

Kvittoblock är en enkel men viktig backup

Ett kvittoblock kan kännas gammaldags i en digital restaurangmiljö, men det är ofta en av de enklaste och mest användbara reservlösningarna vid ett kassastopp.

Med ett numrerat kvittoblock kan ni hålla koll på:

• Vad kunden har beställt

• Hur många artiklar som sålts

• Vilken momssats som gäller

• Totalsumman

• Om kunden har betalat kontant eller med Swish

• Vilket ordernummer köket ska använda

Det gör det också betydligt enklare att följa upp försäljningen efteråt.

För restauranger som säljer olika typer av mat, dryck och tillägg är det bra att använda ett kvittoblock där personalen kan fylla i artikel, antal, momssats, momsbelopp och totalsumma.

Då blir underlaget tydligare både för restaurangen och för kunden.

Ta emot betalning med kontant eller Swish

När ordinarie kortbetalning inte fungerar behöver restaurangen ha ett alternativ.

För många restauranger är det vanligaste att tillfälligt ta emot:

• Kontant betalning

• Betalning via företagets Swishnummer

Vid Swishbetalning bör personalen alltid kontrollera att betalningen faktiskt har kommit in innan beställningen lämnas ut.

Det är också bra att ha företagets Swishnummer eller Swish QR-kod utskriven och placerad nära kassan. Då slipper personalen leta efter uppgifter när kön redan har börjat växa.

Undvik att använda en privat persons Swishnummer som ordinarie reservlösning. Betalningen bör gå till restaurangens företag eller verksamhet så att försäljningen kan hanteras och följas upp korrekt.

Gör det enkelt för personalen

Vid ett driftstopp blir det snabbt rörigt om alla försöker lösa allt samtidigt.

En enkel rollfördelning gör stor skillnad.

Till exempel kan ni dela upp arbetet så här:

• En person tar beställningar och skriver kvitto

• En person kontrollerar Swish eller tar emot kontanter

• En person lämnar ut mat och håller koll på ordernummer

• En ansvarig samlar manuella kvitton och gör avstämningen efteråt

Det gör att restaurangen kan fortsätta arbeta i ett tydligt flöde även om den vanliga kassan inte är tillgänglig.

I en mindre restaurang kan samma person självklart ha flera roller. Men även då är det bra att följa samma ordning varje gång.

Beställning först. Betalning därefter. Sedan utlämning.

Informera kunderna lugnt och tydligt

Kunder accepterar ofta tillfälliga tekniska problem så länge de får tydlig information.

En enkel skylt vid kassan kan räcka:

Det viktiga är att kunderna snabbt förstår att restaurangen fortfarande är öppen och att det fortfarande går att beställa.

När personalen själv vet exakt vad som gäller blir kommunikationen också lugnare och mer professionell.

Stäm av försäljningen när systemet är tillbaka

När kassasystemet fungerar igen är det viktigt att gå igenom de manuella beställningarna.

Samla alla kvitton och stäm av:

• Antal manuella order

• Kontant försäljning

• Swishbetalningar

• Total försäljning

• Eventuella avvikelser eller återbetalningar

• Om ditt kassaregister stöder Efterregistrering kan du registrera den manuella ordrarna när det fungerar igen.

Food Todays kassaregister stöder Efterregistreringar vi driftstopp.

Det är också bra att notera ungefär när driftstoppet började och när det slutade. Det gör det enklare att förstå vilka order som har hanterats manuellt och vilka som redan finns registrerade i systemet.

Har ni haft ett längre eller återkommande kassastopp bör ni också följa upp orsaken och säkerställa att restaurangen har rätt rutiner för dokumentation och hantering av försäljningen.

Förbered innan det händer

Det sämsta tillfället att börja fundera på en reservrutin är när lunchkön redan står ut genom dörren.

Förbered istället ett enkelt kassastopps-kit som alltid finns nära kassan.

Det kan innehålla:

• Numrerat kvittoblock

• Pennor

• Utskriven meny eller prislista

• Företagets Swishnummer och QR-kod

• Instruktion för hur personalen ska hantera manuella order

• En liten pärm eller mapp för sparade kvitton

• Kontaktuppgifter till ansvarig person eller support

Gå igenom rutinen med personalen så att alla vet var materialet finns och hur det ska användas.

Det behöver inte ta lång tid. Men det kan göra stor skillnad när något oväntat händer.

Ett kassastopp ska vara ett tillfälligt problem

Teknik är en viktig del av restaurangens vardag. Men restaurangen ska inte behöva stå helt still bara för att en del av tekniken tillfälligt slutar fungera.

Med ett kvittoblock, en tydlig reservrutin och ett enkelt sätt att ta emot betalning kan ni fortsätta ta kunder även under ett kassastopp.

Det minskar stressen för personalen, gör kunderna tryggare och hjälper restaurangen att behålla försäljningen tills allt är igång igen.

Food Today hjälper restauranger att skapa smidigare flöden för beställningar, betalningar och digital försäljning - och att vara bättre förberedda när vardagen inte går exakt som planerat.